Digitale Logistik: Papierlose Transporte

Die Logistik und die Lieferkette sind an vielen Stellen noch mit Papierdokumenten belastet. Absender und Empfänger; Anzahl, Zeichen und Nummern der Frachtstücke, Bruttogewicht, Art der Verpackung oder Anweisungen für den Zoll und andere behördliche Abfertigungen der Waren. Wer Waren von A nach B transportiert, muss eine ganze Ladung Frachtbriefe mit Angaben zum Transportgut mitschicken – natürlich in dreifacher Ausfertigung, wobei ein viertes Exemplar beim Absender verbleibt. Auf dem Weg dorthin folgen eine Reihe von Unterschriften und Bestätigungen und am Ende eine sechsjährige Archivierungspflicht. Dabei ist die digitale Abwicklung von Transportaufträgen bereits seit über zehn Jahren möglich – zumindest in der Theorie.

Der digitale Frachtbrief stößt sowohl in Deutschland als auch in anderen europäischen Ländern noch auf rechtliche Hindernisse. Technisch ist er aber längst machbar. Würde der Güterverkehr komplett auf diese elektronische Form umgestellt, könnten allein in Deutschland jährlich Einsparungen in dreistelliger Millionenhöhe erzielt werden. Nicht zuletzt würde auch die Umwelt von der Papiereinsparung profitieren. Trotz all dieser Vorteile lässt die flächendeckende Einführung des e-CMR in Deutschland und Europa noch auf sich warten.

Die Idee des Frachtbriefs

In Deutschland regelt das Handelsgesetzbuch die Informationen, die der Frachtführer bei der Ausstellung des Frachtbriefs verlangen kann. Im internationalen Straßengüterverkehr ist ein CMR-Frachtbrief erforderlich. CMR ist die Abkürzung für das französische „Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route”, mehr Informationen dazu finden Sie hier in unserem Logistik-Lexikon.

Die Idee des Frachtbriefs ist es, den Transport von Gütern einfach, aber gleichzeitig überprüfbar und rechtssicher zu machen. Frachtbriefe schaffen zwar Rechtssicherheit, vereinfachen aber nicht die Abläufe – zumindest nicht in der analogen CMR. In der Regel müssen Frachtbriefe in vierfacher Ausfertigung erstellt werden. Ein Exemplar verbleibt beim Absender, eines wird der Fracht beigelegt. Das dritte Exemplar erhält der Frachtführer, das vierte ist für den Zoll oder eine andere Behörde.

Vorteile des digitalen Frachtbriefs

Nicht nur das Erstellen dieser analogen Dokumente, auch ihre Verteilung sowie Archivierung kosten viel Zeit und Personal. Schätzungen zufolge werden pro Frachtbrief 4 Euro eingespart, wenn statt der analogen Papier-Dokumente digitale CMR treten. Bei geschätzten 150 Millionen auszustellenden Frachtbriefen im Jahr läge das Einsparpotenzial allein in Deutschland bei 600 Millionen Euro.

Die flächendeckende Einführung eines elektronischen Frachtbriefs schafft zudem Schnittstellen zu anderen digitalen Systemen, sodass sich der Frachtbrief gewissermaßen in beliebige Richtungen erweitern lässt. In seiner elektronischen Variante ist dieser kein isoliertes Dokument mehr, sondern Teil der digitalen Dokumentation eines Gütertransportes. Er bietet auch die Möglichkeit, Schäden am Frachtgut in Echtzeit zu dokumentieren. Bei Unfällen oder Verspätungen kann so rascher Ersatz für die benötigten Lieferungen gesorgt werden.

Die zögerliche Einführung des digitalen Frachtbriefs hat Gründe

Trotz der unübersehbaren Vorteile läuft die flächendeckende Einführung des E-Frachtbriefs bislang nur sehr zaghaft an, da die Einführung des e-CMR anfänglich mit Investitionen in Technik verbunden ist und aufgrund fehlender Standards bislang oft nur schwer zu entscheiden ist, in welche Technik investiert werden soll.

LKW-Fahrer nutzt Tablet als Symbolbild für papierlose LogistikDie bislang zögerliche bis mangelnde Akzeptanz des e-CMR hängt aber auch an der nach wie vor ungeklärten Rechtslage. Im § 408 HGB findet sich zwar bereits seit 2013 der Hinweis (in Abs. 3), dass „dem Frachtbrief eine elektronische Aufzeichnung gleichgestellt“ sei.

„Einzelheiten der Ausstellung, des Mitführens und der Vorlage eines elektronischen Frachtbriefs sowie des Verfahrens einer nachträglichen Eintragung in einen elektronischen Frachtbrief” sind laut HGB jedoch in einer Rechtsverordnung zu regeln. Diese gibt es bislang aber noch nicht. Der deutsche Gesetzgeber träumt also vom digitalen Frachtbrief, verweigert aber die Auskunft darüber, wie dies in der Realität umzusetzen ist.

Doch die digitale Übermittlung von Frachtbriefen in Europa zwischen Unternehmen, Regierungen und Zollverwaltungen ist einen Schritt näher gerückt.

Ende 2019 haben sich das Europäische Parlament und der Europäische Rat darauf geeinigt, die Verwendung von digitalen Frachtbriefen verbindlich vorzuschreiben. Dies wird im Jahr 2026 in Kraft treten.

Zu den rechtlichen Hürden gesellen sich technische Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit der E-Frachtbrief sich auch in der Praxis bewährt. Ein einfaches PDF reicht dafür nicht aus. Der e-CMR muss elektronisch bearbeitet werden können, sowohl für Auftraggeber, Empfänger, Frachtführer als auch Behörden lesbar sein und seine eigene Echtheit ausweisen können.

Authentizität und Richtigkeit analoger Papiere werden klassischerweise durch Stempel beglaubigt. In der digitalen Welt gibt es dafür u.a. digitale Signaturen (Stempel), deren Prüfung über Zertifizierungsanbieter laufen kann.

Die digitale Abwicklung von Transportaufträgen ist bereits seit einiger Zeit möglich, und doch ist die papierlose Disponierung bei Weitem nicht so verbreitet wie sie sein sollte. Gründe dafür sind auch hier die rechtlichen Hindernisse vor denen der digitale Frachtbrief sowohl in Deutschland als auch im europäischen Ausland steht.

In der Logistik gibt es noch weitere Potenziale

Die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung von Transporten am Beispiel digitaler Frachtbriefe sind nur ein kleiner Teil der Chancen, die sich durch papierlose Logistik ergeben. Wer das Papier aus seinem Alltag verbannt, spart Geld für physische und personelle Ressourcen und verkleinert gleichzeitig seinen ökologischen Fußabdruck. Die Schaffung von Transparenz mit Hilfe standortbezogener digitaler Tools kann den Übergang organischer gestalten, wenn nicht sogar erleichtern.

Unternehmen können damit beginnen, zu ermitteln, welche Dokumente sich am ehesten digitalisieren lassen. Dazu gehören Lager- und Versanddokumente sowie kundenorientierte Papiere wie Rechnungen, Auszüge und Quittungen.

Wege, die Abhängigkeit von Papier zu beseitigen

Unternehmen sind gut beraten, schnellstmöglich Maßnahmen zu ergreifen, um Papier zu reduzieren und sich schließlich ganz davon zu verabschieden. Es gibt inzwischen viele Lösungen, um Aufträge effizienter zu verwalten und alle notwendigen Informationen sicher digital zu speichern.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Unternehmen sofort Papier einsparen können:

  • Automatisiertes Hochladen von Dokumenten Dritter wie Eingangsrechnungen von Subunternehmern und anderen Lieferanten
  • Automatisierte Anbindung von Transportaufträgen
  • Bereitstellung von Dokumenten und anderen Informationen über ein Webportal wie Saloodo!

Dadurch wird nicht nur der Papierverbrauch reduziert, sondern auch der Rechnungsstellungsprozess vereinfacht und beschleunigt.

Die finanziellen Auswirkungen sind nicht zu vernachlässigen

Die Kosten, die man durch den Verzicht auf Papier einsparen kann, überwiegen bei weitem die kurzfristigen Kosten der Papierabschaffung.

Die Investitionskosten für Büromaterialien wie Tintenpatronen können drastisch gesenkt werden, und diese kleinen Patronen sind sehr teuer, wie Sie wahrscheinlich wissen.

Auch zusätzliche Upgrades oder Ersatzbeschaffungen für teure Bürogeräte wie Kopierer und Faxgeräte können sich verringern. Die Umstellung auf den papierlosen Betrieb erfordert zwar eine Anfangsinvestition, die sich aber dank der Einsparungen in kurzer Zeit auszahlt.

Fazit

Papierlose Logistik spart Personal, Kosten und viel Zeit. Statt auf die flächendeckende Einführung von elektronischen Frachtbriefen zu warten, gehen digitale Speditionen voran und bieten schon heute die Möglichkeit, alle für die Frachtbriefe notwendigen Dokumente vollständig digital abzuwickeln. Dank App funktioniert das auch unterwegs problemlos. Auch im internationalen Verkehr können die entsprechenden Papiere (CMR) bereits, zumindest in einigen Ländern, digital vorliegen. Der digitale Frachtbrief ist nur ein Beispiel dafür, dass der noch immer weit verbreitete Papierkram schon heute unnötig ist und auch traditionelle Speditionen schnellstmöglich auf papierlose Transporte setzen sollten.

Daniel Mahnken
Daniel Mahnken ist Head of Corporate Communications bei Saloodo!. Als gelernter Journalist liegt ihm das Schreiben quasi im Blut. Nach seinem Sportpublizistik-Studium wollte er eigentlich Germany’s Next Sport-Kommentator werden, doch dann entdeckte er die Logistik und kommt seitdem nicht mehr davon los.

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