Eine anspruchsvolle Projektarbeit und der Druck mit Blick auf Innovationen sowie Veränderungen fordern Unternehmensentscheidern und ihren Mitarbeitern immer mehr Agilität in der Zusammenarbeit ab. Entscheidend in diesem Zusammenhang ist ein intelligentes Kosten- und Zeitmanagement bzw. die Koordination beider Aufgaben – dann können komplexe Anforderungen z.B. im Online Versandhandel gelingen.
Im Fokus stehen Zeit und Budget
Projekte klug zu planen und umzusetzen, ist eine der großen Herausforderungen im Unternehmen. Egal ob online oder analog, im Projektmanagement müssen die Faktoren Planung, Zeit und Budget harmonisieren. Nur dann bleiben die finanziellen Folgen im errechneten Rahmen und das Vorhaben gelingt.
Unter Projektmanagement verstehen Verantwortliche in der Wirtschaft zeitlich befristete, risikobehaftete und komplexe Aufgaben, die es zu koordinieren und zu lenken gilt. Projekte brauchen eine Management-Struktur, in welcher
- die Ziele der Organisationsform klar definiert sind
- eine Strategie entwickelt wurde
- Vertriebsfaktoren organisiert und koordiniert sind
- Mitarbeiter angeleitet und geführt werden
Zeit und Kosten spielen bei der Umsetzung eines komplexen Projekts immer wieder eine herausragende Rolle. Denn der Faktor Zeit ist innerhalb einer Firma sehr wichtig und in der Regel scheint er zu knapp zu sein. Ein gutes Zeitmanagement hat deshalb alle Fristen und zeitlichen Einschränkungen im Blick.
Mehr noch: In diesem Zusammenhang muss ein Zeitplan erstellt werden, der Vorgangsfolgen festlegt und Zeitfenster einschätzt. Auch die Entwicklung eines Terminplans sowie die Überwachung desselben fallen darunter.
Priorisierung ist Schlüssel zum Erfolg
Diese Form der Selbstorganisation ist vor allem für einen Projektleiter relevant und sichert den professionellen Ablauf seines definierten Arbeitsprozesses. Der Fokus eines wirksamen Zeitmanagements ist stets auf die Prioritäten der zu erledigenden Aufgaben gerichtet. Einer strategischen Planung kommt deshalb große Bedeutung zu.
Als Unternehmer oder Abteilungsleiter hat man meistens mehrere Themen gleichzeitig im Auge zu behalten. Damit sich keine Überlastung einstellt, gibt es heute z.B. diverse digitale Apps zur verlässlichen Unterstützung.
Es gibt unterschiedliche Methoden, um den Spagat zwischen Zeit und Quantität von Aufgaben zu leisten, z.B. die Eisenhower Methode. Sie hilft bei der Priorisierung von Arbeitsthemen. Häufig eingesetzt wird die ABC-Analyse. Auch hier steht die Priorisierung im Mittelpunkt. Sie ist der Schlüssel zum Erfolg. Wer sehr viel zu tun hat, muss entscheiden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Die Fähigkeit zum Delegieren ist in diesem Zusammenhang wesentlich. Ein Projektleiter muss und kann nicht alle Arbeitsprozesse alleine abwickeln.
Ressourcen sinnvoll nutzen
Und weil bei einer Projektleistung, wie im Versand eines Unternehmens, natürlich auch die Finanzen immer eine große Rolle spielen, müssen Ressourcen jeder Art sinnvoll und effizient eingesetzt werden. Das erklärte Ziel: Höchste Wirksamkeit bei geringstem Einsatz. Auf diesem Anspruch sollten alle Instrumentarien zur Umsetzung aufbauen: der Projektleiter muss Einsatzmittel planen, Kosten errechnen bzw. schätzen und das Budget aufteilen. Diese Verantwortung beinhaltet auch die Überwachung aller finanziellen Mittel.
Die Umsetzung von Leistungen innerhalb eines Unternehmenssektors baut zudem auf die Ressourcen der Mitarbeiter:
- Wer erledigt welche Aufgaben?
- Wie viel Zeit braucht das eingesetzte Personal?
- Schaffen die Mitarbeiter das Ziel in der vorgegebenen Zeit?
- Welche Abteilungen sind eingebunden?
- Reicht das Personal zahlenmäßig aus?
Ohne digitale Unterstützer geht nichts
Digitalisierungsprozesse in Unternehmen sorgen in dieser Hinsicht stets für Entspannung, besonders in den Sektoren Versand und Logistik. Sinnvolle Software Lösungen erleichtern dort Logistikern die Arbeit im Versand und schonen das Firmenbudget nachhaltig.
Damit Kosten- und Zeitfaktoren in den Arbeitsprozessen z.B. eines Versandhandels zielführend sind, müssen Verantwortliche auch Risiken sowie die Beschaffung aller benötigten Waren bzw. Leistungen einplanen und im Auge behalten. Nicht-digitalisierte Teile der Lieferkette sind dabei eher erfolgshemmend. Um den Überblick im kreativen Chaos zu vermeiden, sollte die Organisation
- alle Projekte bzw. To-dos im Blick behalten
- die Kommunikation transparent machen
- Teamarbeit stärken
- Standards für wiederkehrende Abläufe festlegen
Um diese Herausforderungen in Summe zu meistern, ist eine spezielle Software hilfreich, die das Zeitmanagement unterstützt und Projektziele kontrolliert (mehr dazu hier). Ein intelligentes Tool hilft bei der Zusammenarbeit, kontrolliert Ressourcen und spart Geld, in dem es eine Schnittstelle zwischen allen beteiligten Abteilungen kreiert. Als zusätzlichen Mehrwert ermöglicht eine Controlling-Software, die Genehmigung von Rückerstattungsanträgen zu automatisieren.
Vorteile für den Versandhandel
Schluss ist zudem mit ineffektiver Informationsbeschaffung durch Telefonate oder E-Mail-Historien. Alle wichtigen Daten sind im Tool gespeichert und können in Echtzeit von allen beteiligten Abteilungen eingesehen werden. Denn je mehr Mitarbeiter involviert sind, desto schwieriger ist es, den Überblick zu garantieren.
Software-Systeme kümmern sich um alle wichtigen Aufgaben: von der Planung bis hin zur Abrechnung. Die Projektleiter bzw. verantwortlichen Mitarbeiter haben jederzeit die aktuellen und künftigen Einnahmen des Projektes im Blick und legen mit wenigen Klicks fest, welche Positionen konkret erfasst und abgerechnet werden sollen. Die Rechnungsstellung kann digital und direkt über das Programm ausgelöst werden. Denn eine modular angelegte Software ist auch mit den Bereichen Zeiterfassung, Warenwirtschaft, Buchhaltung sowie CRM verbunden.
Fazit: In vielen Unternehmensbereichen hilft eine modulare Software-Lösung, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Probleme durch Schnittstellen zu vermeiden. Auf diese Weise sichern Abteilungsleiter sowie Firmenentscheider langfristig ihren Unternehmenserfolg.
