Zentrale Funktionen des Lieferscheins
Der Lieferschein ist ein wichtiges Handelsdokument, welches transportierte Ware begleitet und deshalb manchmal auch als Warenbegleitschein bezeichnet wird. Er stellt viele zentrale Informationen über die Lieferung bereit und ermöglicht es der Logistik, den Warenversand zu verfolgen. Zugleich dient er als praktischer Beleg für den Warenempfänger, weil die Überprüfung der Lieferung anhand der Informationen auf dem Lieferschein schnell erledigt ist.
Wenn die Übergabe der Waren erfolgt, lassen sich Spediteure und Lieferanten die Vollständigkeit und Unversehrtheit in den meisten Fällen mit einer Unterschrift auf dem Lieferschein bestätigen. Dadurch geht die Verantwortung für die Lieferung auf die Person über, die die Unterschrift geleistet hat. Aus diesem Grund spielt der Lieferschein auch bei der Klärung von Haftungsfragen eine wichtige Rolle.
Was den Warenbegleitschein von der Rechnung unterscheidet
Nicht selten wird der Lieferschein fälschlicherweise mit der Rechnung verwechselt und umgekehrt. Allerdings gibt es einige Unterschiede, die nicht nur rein formeller, sondern auch rechtlicher Natur sind. Der Zweck eines Lieferscheins besteht darin, die Lieferung von Waren zu bestätigen und wichtige Informationen darüber bereitzustellen, welche Artikel in welcher Menge geliefert wurden, während die Rechnung eine Zahlungsaufforderung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen darstellt.
Somit sind immer beide Dokumente nötig, da die Rechnung den Lieferschein nicht ersetzen kann. Es gibt zudem genaue Vorgaben dazu, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss. Obwohl der Lieferschein in der Logistik selbstverständlich geworden ist, gibt es keine Verpflichtung zur Ausfertigung eines solchen Begleitdokuments. Die Rechnung hingegen ist in jedem Fall unverzichtbar.
Welche Angaben nötig sind
Während es für Rechnungserstellung klare Regeln gibt, ist der genaue Inhalt eines Lieferscheins nicht verbindlich. Allerdings gibt es Empfehlungen zu gewissen Angaben, die sicherstellen sollen, dass der Warenbegleitschein seine Funktion auch erfüllt. Die Ausfertigung des Lieferscheins erfolgt oft in dreifacher Ausführung – für den Absender, den Spediteur und den Warenempfänger. Folgende Informationen und Merkmale sollte ein Lieferschein deshalb aufweisen:
- Absender und Empfänger: Namen und Adresse des Warenempfängers und auch des Absenders sollten im Briefkopf-Format notiert sein. Darüber hinaus sind auch Angaben zu den Kontaktmöglichkeiten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.) üblich.
- Datum und Nummerierung: Jeder Lieferschein braucht eine eindeutige Nummerierung und ein Ausstellungsdatum. Nur so sind Tracking und Verwaltung der Sendung möglich.
- Artikelinformationen und Zustand der Ware: Eine detaillierte Auflistung der in der Lieferung enthaltenen Artikel, einschließlich Stückzahl, Beschreibung und Gewicht.
- Transport- und Versandinformationen: Empfehlenswert sind weitere Informationen zum Transport und der Versandart. Hierzu gehören auch das Lieferdatum und die Höhe der Versandkosten.
- Unterschriften: Der Lieferschein wird in der Regel vom Empfänger der Lieferung unterschrieben, um die Übergabe der Waren zu bestätigen. Durch die Unterschrift auf dem Lieferschein kann der Lieferant nachweisen, dass er seine Lieferverpflichtung erfüllt hat.
Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht
In Deutschland müssen Unternehmen alle kaufmännischen Unterlagen wie Lieferscheine, Rechnungen und Geschäftskorrespondenz archivieren. Bei Lieferscheinen beträgt die Dauer gemäß den handelsrechtlichen Fristen (§ 257 HGB) mindestens 6 Jahre. Der Grund dafür ist, dass bei Betriebsprüfungen die Möglichkeit bestehen muss, Warenein- und ausgänge lückenlos nachvollziehen zu können. Sofern es sich um einen elektronischen Lieferschein handelt, darf die Aufbewahrung selbstverständlich auch in digitaler Form erfolgen.
Vorteile des elektronischen Lieferscheins
Im Zuge der digitalen Transformation hat der herkömmliche Lieferschein immer mehr Konkurrenz von seinem elektronischen Verwandten bekommen. Manche Branchen wie die Bauindustrie treiben sogar Bestrebungen voran, die die Einführung eines standardisierten digitalen Warenbegleitscheins fordern. Umfragen zum Verwaltungsaufwand haben nämlich gezeigt, dass wichtige Angaben oft fehlen. Ein einheitlicher digitaler Lieferschein würde dieses Problem lösen und tatsächlich bringt der Umstieg auf den elektronischen Beleg noch weitere Vorteile mit sich.
Reduzierter Papierverbrauch
Der digitale Lieferschein wird einfach per E-Mail verschickt oder ist über einen Cloud-Service abrufbar, wodurch sich der Versender den Ausdruck spart. Dank des geringeren Papierverbrauchs lassen sich Ressourcen einsparen, worüber sich auch die Umwelt freut. Wenn man bedenkt, wie viele tausend Lieferscheine ein einzelnes Unternehmen jedes Jahr erstellt, wird die Dimension des Nachhaltigkeitsaspekts schnell klar.
Zeit- und kostensparende Erstellung
Da kein manueller Ausdruck und anschließender Versand mit der Ware mehr nötig ist, spart der Versender sowohl Zeit als auch Druckkosten ein. Wichtig ist auch der Aspekt der Archivierung. Die mehrjährige Lagerung von Lieferscheinen im Papierformat bedeutet auf Dauer einen nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand. Das Speichern von elektronischen Warenbegleitscheinen ist hingegen mit wenigen Klicks erledigt.
Mehr Transparenz und Sicherheit
Im Vergleich zu Papierdokumenten sind elektronische Lieferscheine sicherer, da diese nicht im Lieferprozess verloren gehen oder beschädigt werden können. Zudem sind die Informationen jederzeit abrufbar, wodurch sich der Vorgang für den Warenempfänger deutlich transparenter gestaltet. Digitale Verschlüsselungs- und Authentifizierungsmaßnahmen schützen die im Lieferbeleg gespeicherten Informationen vor unbefugtem Zugriff.
Die Zukunft des Lieferscheins ist digital
Schon jetzt ist klar: Auf lange Sicht wird der digitale Lieferschein zum neuen Standard. Durch den Einsatz von KI-basierten Systemen kann die Erstellung und auch die Verwaltung von Belegen in Zukunft wohl größtenteils automatisiert erfolgen. Bis dahin haben jedoch auch ausgedruckte Versanddokumente noch ihre Berechtigung. Doch egal, ob physisch oder digital: Versender sollten darauf achten, die wichtigsten Informationen auf dem Lieferschein unterzubringen, damit sowohl der Spediteur als auch der Empfänger die Lieferung nachvollziehen können.
