Diese Aufgabenstellungen in Ihrem Unternehmen sollten Sie durch externe Profis erledigen lassen

Stellen Sie sich vor, Sie wollten zuhause Ihren Fernseher umstellen. Am neuen Standort gibt es jedoch keine Steckdosen und Sie wollen auch nicht mit Verlängerungskabeln arbeiten. Würden Sie dann beherzt zu Hammer und Meißel greifen, Kabelschlitze in die Wand stemmen und neue Steckdosen an der gewünschten Stelle installieren? Immerhin haben Sie ja vielleicht schon Erfahrung damit, Deckenlampen anzuschließen und so weit erscheint der technisch-gedankliche Sprung ja nicht.

Falls Sie verneinen, haben Sie höchstwahrscheinlich bereits einen wichtigen Kern begriffen: Nur weil man eine Aufgabe beherrscht, bedeutet das nicht automatisch, auch artverwandte, aber ungleich komplexere Aufgaben in Eigenregie bewerkstelligen zu können. Das gilt auch in Ihrem Logistikbetrieb. Selbst wenn Sie ein erfahrener Geschäftsinhaber sind und ein Team von wirklich fähigen Leuten anführen, so gibt es doch Aufgabenbereiche, für die Sie besser externe Profis engagieren – einfach, weil diese in diesen Segmenten routinierter, fokussierter, professioneller sind. Tatsächlich ist das sogar ebenfalls eine Form von Sparsamkeit: Sie müssen diese Externen natürlich teurer bezahlen, dafür bekommen Sie aber auch eine hochwertigere, teils auch deutlich schnellere Arbeit geliefert.

1. Wartung und Umbau Ihrer Fahrzeuge

Wenn zu Ihrem Unternehmen LKW gehören, ist es ob deren Größe und Komplexität möglich, dass in Ihrem Haus nur wenig daran gearbeitet wird; allein die Montage der geforderten Winterreifen ist bei Lastern ein Kraftakt, der sich kaum mit der Vorgehensweise bei kleineren Fahrzeugen vergleichen lässt. Wenn es bei Ihnen jedoch (auch) Lieferwagen, normale PKW und andere (kleinere) Fahrzeuge gibt, kann es gut sein, dass Sie Arbeiten daran In-House erledigen möchten.

Vielleicht benötigt ein brandneuer Sprinter einen Innenausbau mit Regalen für Pakete; ein älterer Transporter muss zur Inspektion; bei einem Stapler müssen die Bremsbeläge erneuert werden. Hier erscheint es je nach Ausstattung und Background Ihres Teams probat, selbst Hand anzulegen.

Just das sollten Sie jedoch nicht tun. Denn die Risiken sind groß:

1. Bei Aus- und Einbauten kann es schnell passieren, dass die Schwelle zu abnahmepflichtigen Arbeiten überschritten wird. Das Fahrzeug verliert damit die Erlaubnis, am Straßenverkehr teilzunehmen.
2. Selbst einfach gehaltene Fahrzeuge sind heute hochkomplex. Es ist aus Unkenntnis leicht, Dinge zu übersehen, etwas zu beschädigen oder Arbeiten auszulassen – denken Sie für letzteres an die multiplen Arbeitspositionen einer vordergründig simplen Inspektion.
3. Viele Arbeiten sind sicherheitsrelevant. Werden Sie nicht mit höchster (modellspezifischer) Sachkenntnis durchgeführt, kann es zu großen Gefahren kommen.

Zuletzt sollten Sie auch bedenken, dass Sie bei externer Durchführung einen Gewährleistungsanspruch haben. Die Mängelhaftung geht an das ausführende Unternehmen über, Sie selbst können im Zweifelsfall darauf pochen, wo Ihr Unternehmen bei eigenen Fehlern niemanden zur Rechenschaft ziehen kann.

2. Prüfung und Integration neuer digitaler Techniken

Ein guter Logistikbetrieb hat zumindest einen Angestellten, der sich (auch) in Sachen IT auskennt. Er weiß, welche Rechenleistungen Ihr Haus wirklich benötigt, kann Server und das Firmennetzwerk aufbauen und betreiben, die Unternehmenswebseiten erstellen, zumindest aber pflegen. Vielleicht gibt es sogar eine regelrechte IT-Abteilung, die sich nur diesen Aufgaben widmet.

Deren Arbeit allerdings sollte dort enden, wo es um digitale Techniken geht, mit denen Ihr Unternehmen bislang keinen Kontakt hatte. Vielleicht möchten Sie ein prognosegestütztes Supply Chain Management oder artverwandte Anwendungen der Logistik 4.0 integrieren; vielleicht soll Ihr Haus auch in den Genuss der multiplen Vorteile der neuen Technik kommen, die unter dem Begriff Edge Computing zusammengefasst ist und die sich derzeit in Logistik und Industrie als wichtige Vorgehensweise zu Optimierung, Flexibilisierung und Zuverlässigkeitserhöhung etabliert.

Solche Aufgaben sind zwar „auch IT“, aber sie unterscheiden sich von normaler Büro- und Logistik-IT in etwa so stark wie der Motor eines Rasenmähers vom Triebwerk einer Sattelzugmaschine. Hier sollten Sie folgendes an Externe delegieren:

• Prüfung des generellen Bedarfs in ihrem Unternehmen.
• Spezifizierung des hier benötigten Umfangs.
• Auswahl der infrage kommenden Komponenten.
• Installation des gesamten Systems.

Auch sollten Sie diese Profis natürlich nutzen, um Ihre eigenen IT-Leute zumindest für den Betrieb und die rudimentäre Fehlerbehebung schulen zu lassen. Schulung ist dabei auch das Stichwort, welches uns weiterleitet:

3. Schulung und Fortbildung Ihrer Mitarbeiter

Wahrscheinlich nutzt auch Ihr Unternehmen für die alltäglichen Büroaufgaben eine Variante von Microsoft Office. Aber Hand aufs Herz: Kennt jeder in Ihrem Team wirklich sämtliche Details von Word, Excel und Co. so intim, dass er die Programme vollumfänglich beherrscht?

Oder wie sieht es aus, wenn Sie ein vollkommen neues Gabelstaplermodell anschaffen: Gibt der Beschaffer einfach nur die wichtigsten Eckdaten des Herstellers an die Bediener weiter, vertraut aber ansonsten darauf, dass diese sich selbst zurechtfinden, oder bekommen Ihre Leute Schulungen durch den Hersteller?

Es gibt zahllose solcher Beispiele. Sie reichen von der Einarbeitung neuer Fahrer, die noch nie in der Logistik beschäftigt waren, über neue Gesetze, die Ihre Buchhaltungsmitarbeiter betreffen, bis hin zu IT auf niedrigschwelligem und höherem Level.

Zugegeben, es gibt Bildungsthemen, die kann ein erfahrenes Unternehmen voll fähiger Angestellter absolut in Eigenregie übernehmen. Aber es gibt auch solche Zahlen: 95 Prozent aller Logistiker sind der Ansicht, dass es für ihr Unternehmen Nachholbedarf in Sachen Digitalkompetenz ihrer Mitarbeiter gibt. Zahllose weitere Statistiken belegen, dass sich Mitarbeiter bei der Einführung neuer Techniken oder der Erweiterung bestehender Dinge sehr häufig alleingelassen fühlen.

Für Sie sollte das einen Denkanstoß bedeuten: Nicht nur, aber gerade in der IT gibt es heute kaum noch simple, selbsterklärende Neuerungen. Die heutigen Entwicklungsprozesse sind rasend schnell und meistens äußerst tiefgreifend.

• Genereller Funktionsumfang von bei Ihnen genutzten Anwendungen;
• Neue Funktionen bei Updates;
• Neu implementierte Programme und andere IT-Produkte;
• Cybercrime und IT-Sicherheit;
• Gesetzesänderungen;

Diese Themen sollten Anlass genug sein, zumindest einen Mitarbeiter, den es betrifft, extern, dafür aber vollumfänglich zu dem Thema schulen zu lassen. Diesen Mitarbeiter sollten Sie jedoch sehr sorgsam auswählen – er muss auch die Fähigkeit mitbringen, das Gelernte an alle anderen Teammitglieder weiterzugeben. Nur eine solche externe Schulung garantiert, dass wirklich alles von Profis erklärt wird und sich keine Fehler durchschleifen.

Und wenn es um Themen geht, die einen Großteil Ihrer Mitarbeiter betreffen, nehmen wir als Beispiel ein brandneues Betriebssystem oder auch eine ganz neue, von den meisten genutzte Bürosoftware, dann sollten Sie nicht zögern, und Ihrem gesamten Team einen „Bildungstag“ verordnen. An diesem wird eine In-House-Schulung durch einen externen Spezialisten durchgeführt – selbstverständlich sollten auch Sie als Geschäftsführer sich nicht von diesem Termin freimachen.

4. Energetische Sparsamkeit sowie regenerative Energieerzeugung

Strom- und Heizenergie machen in jedem Unternehmen einen beträchtlichen Teil der Betriebskosten aus, natürlich auch in der Logistik. Der Wunsch, hier an möglichst vielen Stellschrauben zu drehen, ist dementsprechend überaus verständlich.

Vielleicht haben auch Sie dergestalt bemerkt, wie viele Ratgeber es zu diesem Thema im Netz gibt. Diese raten dann beispielsweise dazu, Lichtschalter durch Bewegungssensoren zu ersetzen, IT an Master-Slave-Steckdosen anzubinden oder auch, die Hallen des Unternehmens gleich mit einer Armada von Photovoltaikplatten zu bedecken.

Zugegeben, prinzipiell gibt es an all diesen Ratschlägen nichts auszusetzen. Meist mangelt es ihnen im Kern jedoch an einem wichtigen Punkt: Sie sind notwendigerweise zu universell formuliert. Unternehmen unterscheiden sich jedoch in zahllosen Details voneinander.

Nehmen Sie die Lichtsensoren als Beispiel. Natürlich könnten Sie diese in Waschräumen und anderen, nicht dauerhaft benutzten Arealen installieren (lassen). Damit wäre jegliche Gefahr gebannt, dass ein Mitarbeiter unnötig das Licht brennen lässt. Aber was, wenn bei Ihnen die Arbeit in solchen Räumen häufig unbewegter Natur ist? Dann würden über Ihren Leuten buchstäblich „die Lichter ausgehen“. Arbeitsprozesse würden gestört, vielleicht die Sicherheit beeinträchtigt.

Und was das Thema Photovoltaik anbelangt, gibt es zwischen der Tragfähigkeit von Dächern und der generellen Ausrichtung in Abhängigkeit der Himmelsrichtungen auch keine allgemeingültigen Lösungen.

Das heißt, für solche Maßnahmen sollten Sie Energieexperten beauftragen. Nur diese haben die nötige Expertise, um:

• zu erkennen, was in Ihrem Betrieb technisch machbar ist;
• zu eruieren, was in Ihrem Haus tatsächlich Sinn macht;
• zu kommunizieren, auf welche Weise was angewendet werden sollte.

Nur auf diese Weise erreichen Sie eine energetische Sparsamkeit, die Ihr Unternehmen tatsächlich bevorteilt und nicht die Prozessabläufe stört – denn auch hier gibt es große Unterschiede zwischen maximaler Sparsamkeit und sinnvoller Sparsamkeit.